Kaip išvengti ginčų dėl atsargų tarp 3PL sandėlių ir jų klientų

Trečiųjų šalių logistikos (3PL) sandėliai dažnai valdo kelių klientų atsargas po vienu stogu. Kiekvienas klientas gali turėti skirtingus produktus, gavimo grafikus, užsakymų reikalavimus, atsargų nuosavybės taisykles ir ataskaitų teikimo lūkesčius. Kai atsargų įrašai nesutampa su fizinėmis atsargomis, gali kilti nesutarimų dėl trūkstamų padėklų, neteisingų kiekių, sugadintų prekių, uždelstų atnaujinimų ar neužregistruoto atsargų judėjimo.

Ginčai dėl atsargų gali sunaudoti brangaus sandėlio vadovų, klientų aptarnavimo komandų ir sąskaitų valdytojų laiko. Jie taip pat gali atidėti užsakymo įvykdymą, apsunkinti atsiskaitymą ir susilpninti santykius su klientais. Norint užkirsti kelią šiems ginčams, reikia daugiau nei atsitiktinis atsargų skaičiavimas. 3PL sandėlyje reikia nuoseklių operacijų įrašų, aiškios atsakomybės, patikimo vietos valdymo ir dokumentais pagrįsto skirtumų tyrimo proceso.

Šiame vadove paaiškinama, kaip 3PL operatoriai gali sumažinti ginčus dėl atsargų su klientais, pagerinti atsargų atsekamumą ir nustatyti patikimesnes atsargų kontrolės procedūras.

1. Supraskite bendras ginčų dėl 3PL atsargų priežastis

Ginčai dėl inventorizacijos dažniausiai išsivysto tada, kai nesutampa fizinis prekių judėjimas ir atitinkami įrašai. Sandėlyje gali būti laikomi teisingi produktai, tačiau įrašomas neteisingas kiekis ar vieta. Arba inventoriaus sistema gali rodyti prekes, kurių negalima rasti atliekant fizinį patikrinimą.

Dažniausios priežastys yra:

• Gaunami neatitikimai:Pristatomas kiekis skiriasi nuo pirkimo užsakymo, išankstinio pranešimo apie pristatymą ar pristatymo dokumentų.
• Neužregistruoti atsargų judėjimai:Padėklai perkeliami iš vienos vietos į kitą neatlikus reikiamos operacijos.
• Rinkimo klaidos:Parenkami neteisingi kiekiai arba atsargos priskiriamos netinkamam kliento užsakymui.
• Žala ir trūkumai:Prekės sugadintos, jų nėra arba netinkamos naudoti, tačiau atsargų būklė neatnaujinama.
• Kliento nuosavybės painiavos:Produktai, priklausantys skirtingiems klientams, nėra aiškiai identifikuojami sandėlio įrašuose.
• Uždelsti sistemos atnaujinimai:Fizinės operacijos baigiamos prieš atnaujinant inventoriaus įrašus.
• Neaiškios veiklos pareigos:Sandėlis ir klientas nesutaria, kas turėtų patikrinti, pranešti ar patvirtinti atsargų koregavimą.

Svarbu nustatyti pagrindinę priežastį. Pakartotinai keičiant atsargų kiekius netiriant proceso, dėl kurio atsirado neatitikimas, gali laikinai išspręsti vieną įrašą ir vėl pasikartoti ta pati problema.

2. Nustatykite aiškų gavimo patvirtinimo procesą

Priėmimas yra vienas iš svarbiausių valdymo taškų 3PL sandėlyje. Jei gaunamų prekių kiekis, prekės tapatybė ar būklė yra užfiksuoti neteisingai, klaida gali turėti įtakos kiekvienai vėlesnei inventorizacijos operacijai.

Kai prekės pristatomos, sandėlio darbuotojai turėtų laikytis nuoseklios patikros procedūros, atitinkančios paslaugų sutartį ir turimą informaciją apie siuntą.

Praktinė priėmimo procedūra turėtų apimti:

1. Patikrinkite siuntos nuorodą ir klientą arba sąskaitą, kuriai priklauso prekės.
2. Palyginkite gautas prekes su atitinkamais pristatymo dokumentais ir numatoma siuntos informacija.
3. Patikrinkite SKU, padėklų skaičių, kiekį ir kitus reikalingus identifikatorius.
4. Apžiūrėkite matomus pakuotės pažeidimus ar kitas išimtis pagal gavimo tvarką.
5. Prieš užbaigdami gavimo operaciją, užregistruokite trūkumą, perteklinius kiekius, neatpažintas prekes ar sugadintas prekes.
6. Jei reikia, užfiksuokite patvirtinamuosius įrodymus, pvz., nuotraukas, pasirašytus pristatymo dokumentus ar išimties ataskaitas.
7. Patvirtinkite, kad gavimo įrašas buvo įvestas į sandėlio valdymo sistemą.

Pavyzdžiui, jei pristatymo dokumente nurodyti 24 padėklai, bet gaunami tik 23, neatitikimas turi būti užfiksuotas priėmimo etape. 24 padėklų įrašymas be patikrinimo gali sukelti ginčą vėliau, kai klientas paprašys trūkstamų atsargų.

Sandėlis taip pat turėtų skirti doke patvirtintą kiekį ir vežėjo arba tiekėjo nurodytą kiekį. Šie skaičiai gali skirtis ir, jei reikia, įrašuose turi būti išsaugotas šis skirtumas.

3. Aiškiai atskirkite klientų inventorių

Kelių klientų 3PL objekte atsargų nuosavybės teisė turi išlikti aiški net tada, kai produktai laikomi tame pačiame pastate arba toje pačioje bendrojoje saugojimo zonoje.

Klientų atskyrimas gali būti valdomas naudojant sandėlio sistemos įrašus, produktų etiketes, padėklų identifikatorius, vietos kodus arba šių valdiklių derinį. Tinkamas metodas priklauso nuo sandėlio sistemų, klientų sutarčių, gaminio charakteristikų ir veiklos procedūrų.

Svarbūs valdikliai apima:

• Priskirkite kiekvieną atsargų įrašą tinkamai kliento paskyrai.
• Naudokite nuoseklias SKU ir produkto identifikavimo taisykles.
• Išlaikykite aiškų ryšį tarp padėklų identifikatorių ir atsargų įrašų.
• Apibrėžkite, ar bendrinamos stovo eilutės arba saugojimo zonos yra leidžiamos.
• Prieš rinkdamiesi, perkeldami, konsoliduodami ar išleisdami prekes, patikrinkite kliento nuosavybės teisę.
• Laikykite ribotas, karantine ar ginčytinas atsargas atskirtas nuo turimų atsargų.

Skirtingi klientai gali turėti panašius produktus arba naudoti skirtingus panašių prekių kodus. Sandėlio darbuotojai neturėtų manyti, kad vizualiai panašūs produktai yra keičiami. Prieš užbaigiant operaciją, reikia patikrinti kliento sąskaitą, SKU, išsamią partijos arba partijos informaciją, jei taikoma, ir atsargų būseną.

Norėdami gauti daugiau informacijos apie fizinės saugojimo organizavimą, žr. JINHUI Rack vadovąpadėklų stelažų organizavimas 3PL sandėlyje su keliais klientais.

4. Užrašykite kiekvieną atsargų judėjimą

Ginčai dėl atsargų dažnai kyla, kai prekės fiziškai perkeliamos, bet trūksta atitinkamos sistemos operacijos, ji vėluojama arba priskirta netinkamai vietai.

Padėklas gali pereiti iš priėmimo į laikiną pastatymą, tada į stelažo vietą, vėliau į paėmimo zoną ir galiausiai į išvežimo vietą. Kiekvienas judėjimas turi atitikti sandėlio operacijų tvarką, kad atsargų istorija būtų atsekama.

Apie kiekvieną atitinkamą judėjimą sandėlyje turėtų būti registruojama:

• Produkto arba padėklo identifikatorius.
• Kliento paskyra ir SKU.
• Pradinės ir paskirties vietos.
• Kiekis persikėlė.
• Operacijos data ir laikas, kaip palaiko sistema.
• Operatorius arba atsakingas procesas, jei užregistruotas.
• Judėjimo priežastis, kai reikia.

Ypatingo dėmesio reikia skirti laikino sandėliavimo zonoms. Jei padėklas perkeliamas į perpildymo zoną per užimtą laikotarpį, nauja vieta turėtų būti registruojama, o ne traktuojama kaip neoficiali laikymo vieta.

Nuosekli vietos įrašai taip pat padeda sandėlio komandoms ištirti, ar trūkstamos atsargos iš tikrųjų buvo išvežtos iš objekto, ar tiesiog buvo perkeltos į kitą saugojimo vietą.

5. Naudokite stovo vietos valdymą, kad pagerintumėte atsekamumą

Sandėlio atsargų įrašas turėtų susieti gaminį su jo fizine vieta. Žinojimas, kad klientas iš viso turi 50 padėklų, yra mažiau naudingas, kai sandėlis negali nustatyti, kur tie padėklai yra laikomi.

Nuosekli stovo vietos struktūra gali apimti zoną, eilutę, skyrių ir saugyklos lygį. Tikslus formatas turi būti suderinamas su sandėlio išdėstymo ir atsargų valdymo sistema.

Pavyzdžiui, vietos kodas, pvz., A-03-02-04, gali identifikuoti tam tikrą zoną, eilutę, įlanką ir lygį, jei taip sandėlis apibrėžė savo vietos struktūrą. Pats kodas yra naudingas tik tada, kai jis nuosekliai taikomas ir susiejamas su faktine fizine vieta.

Naudinga praktika apima:

• Aiškiai ir nuosekliai pažymėkite stelažų vietas.
• Palaikykite tikslų fizinių pozicijų ir sistemos įrašų atvaizdavimą.
• Nedelsdami įrašykite vietos pasikeitimus.
• Prieš padėdami padėklą, patikrinkite paskirties vietą.
• Patikrinkite fizinę vietą, kai tiriate trūkstamas arba netinkamai išdėstytas atsargas.
• Užtikrinkite, kad laikinos vietos būtų įtrauktos į atsargų kontrolės procesą.

Sandėlio valdymo sistemos integravimas gali toliau palaikyti šį procesą, susiejant atsargų operacijas su konkrečiomis saugojimo vietomis. Sužinokite daugiau JINHUI Rack straipsnyje apiepadėklų stelažų integravimas su sandėlio valdymo sistema.

6. Apibrėžkite atsargų būsenos ir išimčių tvarkymo taisykles

Ne kiekvienas fiziškai sandėlyje esantis padėklas turėtų būti traktuojamas kaip turimas inventorius. Prekės gali būti sugadintos, laukiančios patikrinimo, sulaikytos, priskirtos užsakymui arba laukiančios nuosavybės patvirtinimo.

Jei šios būsenos nėra valdomos nuosekliai, klientas ir sandėlis gali pranešti apie skirtingus kiekius, net jei abu yra susiję su tomis pačiomis fizinėmis atsargomis.

Sandėlis turėtų apibrėžti savo sistemoje naudojamas atsargų būsenas ir paaiškinti, kada kiekviena būsena taikoma.

Tai yra iliustracinės kategorijos. 3PL operatorius turėtų naudoti būsenas, kurios atitinka jo WMS konfigūraciją, klientų sutartis ir veiklos reikalavimus.

Kai pranešama apie neatitikimą, paveiktos atsargos turi būti tvarkomos pagal apibrėžtą procedūrą. Tai gali apimti gretimų vietų patikrinimą, naujausių operacijų peržiūrą, klientų nurodymų patvirtinimą ir, jei reikia, tolesnio judėjimo apribojimą.

7. Sukurkite standartinį atsargų neatitikimų tyrimo procesą

Kai klientas praneša apie trūkstamas arba perteklines atsargas, sandėlyje turėtų būti atliekamas kartojamas tyrimo procesas, o ne nedelsiant keičiamas sistemos kiekis.

Struktūrizuotas procesas gali apimti šiuos veiksmus.

1. Užregistruokite neatitikimą:Įrašykite klientą, SKU, aptariamą kiekį, nurodytą vietą ir atradimo datą.
2. Patikrinkite fizines atsargas:Patikrinkite priskirtą stovo vietą, netoliese esančias vietas, laikino saugojimo zonas ir kitas patvirtintas vietas, svarbias tyrimui.
3. Peržiūrėkite operacijų istoriją:Išnagrinėti gavimo, padėjimo, papildymo, surinkimo, perdavimo, grąžinimo ir koregavimo įrašus.
4. Patikrinkite patvirtinamuosius dokumentus:Peržiūrėkite pristatymo įrašus, užsakymo dokumentus, nuotraukas, išimčių ataskaitas ir kitus turimus įrodymus.
5. Nustatykite galimą priežastį:Nustatykite, ar skirtumas atsirado dėl gavimo klaidos, vietos klaidos, operacijos praleidimo, žalos, pasirinkimo problemos ar kitos priežasties.
6. Susitarkite dėl tolesnio veiksmo:Vykdykite sutartą klientų bendravimo ir patvirtinimo procesą dėl pataisymų, pretenzijų ar atsargų išdėstymo.
7. Dokumentuokite rezultatą:Įrašykite tyrimo išvadas, patvirtintus pakeitimus ir taisomuosius veiksmus.

Pavyzdžiui, jei WMS rodo penkis padėklus, bet priskirtoje stelažo padėtyje randami tik keturi, sandėlis turėtų patikrinti naujausius judėjimo įrašus ir kitas susijusias vietas, prieš nuspręsdamas, kad trūksta vieno padėklo.

Atliekant tyrimą reikėtų atskirti patvirtintus faktus ir galimus paaiškinimus. Jei turimi įrodymai negali nustatyti priežasties, ataskaitoje turėtų būti nurodyta, kad neatitikimas lieka neišspręstas, o ne pateikti prielaidą kaip patvirtintą išvadą.

8. Susitarkite dėl atsakomybės ir ataskaitų teikimo terminų

Atsargų kontrolė yra bendras veiklos procesas tarp 3PL teikėjo ir jo klientų. Ginčus gali būti sunkiau išspręsti, kai šalys turi skirtingus lūkesčius dėl to, ką reikia patikrinti, kokius įrodymus reikia pateikti arba kai reikia pranešti apie neatitikimą.

Klientų sutartyse ir veiklos procedūrose turėtų būti paaiškinta atsakomybė už tokius dalykus kaip:

• Tikslios išankstinės siuntos ir produkto informacijos teikimas.
• SKU, kiekio ir tvarkymo reikalavimų patvirtinimas.
• Trūkumų, prekių pertekliaus ir matomų pažeidimų dokumentavimas gavimo metu.
• Jei reikia, leidimas koreguoti atsargas.
• Pranešimas apie rinkimo, pristatymo ir atsargų neatitikimus.
• Ginčijamų sandorių įrodymų pateikimas.
• Eskalavimo kontaktų nustatymas neišspręstiems atvejams.

Ataskaitų teikimo terminai turėtų būti susitarti iš anksto ir atspindėti teikiamas paslaugas. Pavyzdžiui, šalys gali nustatyti, kada turi būti pranešta apie gavimo išimtį ir kaip greitai turi būti pateikta tyrimo atnaujinimas.

Taip pat naudinga organizuoti reguliarų peržiūros posėdį dėl pasikartojančių neatitikimų. Modelių peržiūra kartu gali padėti abiem šalims ištaisyti problemas, pvz., netikslią siuntos informaciją arba neaiškias produkto identifikavimo taisykles.

9. Naudokite ciklų skaičiavimą, kad anksti aptiktumėte problemas

Reguliarus ciklo skaičiavimas gali nustatyti kiekio ir vietos skirtumus, kol jie nevirsta į didesnius veiklos ginčus. Užuot laukę kliento skundo ar viso fizinių atsargų skaičiaus, sandėlio komandos tikrina pasirinktus SKU, stelažų pozicijas arba atsargų grupes pagal suplanuotą grafiką.

Skaičiavimo dažnumas turėtų atspindėti sandėlio atsargų riziką, sandorių apimtį, produkto vertę, ankstesnius neatitikimus ir veiklos reikalavimus.

Skaičiuodami darbuotojai turėtų patikrinti gaminio tapatybę, fizinį kiekį, lentynos vietą ir atitinkamą atsargų būklę. Jei aptinkamas skirtumas, sandėlis turėtų jį ištirti prieš atlikdamas koregavimą.

Ciklo skaičiavimas yra naudingiausias, kai jis yra susijęs su korekcinių veiksmų procesu. Jei to paties tipo neatitikimas kartojasi gavimo ar papildymo metu, sandėlis turėtų peržiūrėti tą darbo eigą, o ne pasikliauti vien dažnesniais skaičiavimais.

Norėdami gauti daugiau informacijos, žrkaip valdyti padėklų stelažų atsargų ciklą sandėlyje.

10. Išlaikyti patikimus inventoriaus pretenzijų įrodymus

Aiškūs įrodymai padeda 3PL operatoriui ir klientui suprasti, kas atsitiko, ir nuspręsti dėl tinkamo kito žingsnio. Įrodymų reikalavimai turėtų būti proporcingi sandoriui ir apibrėžti paslaugų sutartyje arba veiklos procedūroje.

Atsižvelgiant į situaciją, naudingi įrašai gali būti:

• Pristatymo dokumentai ir ataskaitų priėmimas.
• Produkto, padėklo arba siuntos identifikatoriai.
• Atsargų operacijos su laiko žyma.
• Įrašai apie stovo vietos pasikeitimus.
• Sugadintų prekių ar siuntimo sąlygų nuotraukos.
• Paėmimo, pakavimo ir išsiuntimo įrašai.
• Patvirtinti atsargų koregavimai.
• Tyrimo užrašai ir komunikacija su klientais.

Įrašai turėtų būti saugomi pagal organizacijos dokumentų saugojimo politiką, klientų sutartis ir taikomus reikalavimus. Prieiga prie klientų atsargų duomenų taip pat turėtų būti kontroliuojama, kad slapta informacija būtų prieinama tik įgaliotiems darbuotojams.

Tikslas nėra rinkti dokumentus be tikslo. Jis skirtas išsaugoti pakankamai patikimos informacijos, kad būtų galima atsekti atsargų judėjimą, patikrinti išimtis ir paaiškinti, kaip buvo priimtas sprendimas.

11. Išmatuokite atsargų tikslumą ir ginčų tendencijas

3PL sandėlis gali naudoti veiklos rodiklius, kad nustatytų pasikartojančias atsargų problemas ir įvertintų, ar korekciniai veiksmai yra veiksmingi.

Metrika turėtų būti aiškinama kontekste. Pavyzdžiui, didelis koregavimų skaičius gali rodyti proceso silpnumą, tačiau tai taip pat gali atspindėti geresnį anksčiau neužregistruotų klaidų aptikimą. Apžvelgus priežastis kartu su skaičiais, gaunamas naudingesnis atsargų kontrolės našumo vaizdas.

12. Dažnos klaidos, kurios padidina ginčus dėl atsargų

Inventoriaus atnaujinimas be fizinio patikrinimo

Sistemos kiekio pakeitimas vien dėl to, kad jis skiriasi nuo kliento ataskaitos, gali nuslėpti tikrąją priežastį. Prieš patvirtindami koregavimą, patikrinkite atitinkamas atsargas ir operacijų istoriją.

Laikinų vietų palikimas iš sistemos

Prekes, esančias perpildymo, sustojimo ar tikrinimo vietose, gali būti sunku atsekti, jei jų vietos nėra registruojamos. Laikinos vietos turėtų būti įtrauktos į atsargų kontrolės procesą.

Panašių produktų maišymas be aiškios identifikacijos

Panašios pakuotės ar gaminių aprašymai gali lemti rinkimo ir gavimo klaidas. Naudokite identifikavimo laukus ir etiketes, kurių reikalaujama pagal sandėlio inventorizavimo procedūras.

Nepavyksta įrašyti sugadintų ar laikomų atsargų

Jei sugadintos ar ribotos atsargos lieka įrašytos kaip turimos, klientas gali tikėtis prekių, kurių negalima išleisti. Atnaujinkite atsargų būseną ir dokumentuokite išimtį pagal sutartą procesą.

Remdamiesi neformalia komunikacija

Vien žodiniai paaiškinimai gali nesuteikti pakankamai informacijos, kad vėliau būtų galima išspręsti ginčytiną sandorį. Svarbūs sprendimai, patvirtinimai ir išvados turėtų būti dokumentuojami atitinkamoje sistemoje arba įraše.

Individualių klaidų taisymas nesprendžiant jų priežasčių

Pasikartojantys neatitikimai gali rodyti, kad priėmimo, paėmimo, perdavimo ar mokymo procedūrą reikia tobulinti. Peržiūrėkite pasikartojančius modelius ir priskirkite taisomuosius veiksmus atsakingam asmeniui ar komandai.

3PL atsargų ginčų prevencijos kontrolinis sąrašas

Sandėlio valdytojai, peržiūrėdami atsargų kontrolės procedūras su klientais, gali naudoti šį kontrolinį sąrašą.

Dažnai užduodami klausimai

Kas sukelia ginčus dėl atsargų tarp 3PL sandėlių ir klientų?

Dažniausios priežastys yra gavimo kiekių skirtumai, neužregistruoti atsargų judėjimai, neteisingos lentynų vietos, rinkimo klaidos, sugadintos prekės, neaiški atsargų nuosavybė ir nenuoseklūs atsargų būsenos įrašai.

Kaip 3PL sandėlis gali įrodyti, kad inventorius buvo gautas?

Sandėlis gali tvarkyti gavimo įrašus, kuriuose identifikuojama siunta, produktas, patikrintas kiekis, gavimo data ir visos išimtys. Prireikus taip pat gali būti naudingi patvirtinamieji dokumentai ir nuotraukos.

Ką turėtų daryti 3PL, kai fizinės atsargos neatitinka WMS?

Patikrinkite fizines atsargas, peržiūrėkite atitinkamas vietas ir operacijų istoriją, išnagrinėkite patvirtinamuosius dokumentus ir ištirkite galimą priežastį. Bet koks koregavimas turi atitikti sandėlio leidimų ir dokumentų procedūras.

Kaip 3PL sandėliai gali užkirsti kelią skirtingų klientų atsargų maišymui?

Naudokite aiškius klientų nuosavybės įrašus, nuoseklius produktų identifikatorius, apibrėžtas vietos taisykles ir operacijų tikrinimo procedūras. Bendros saugojimo zonos turėtų būti naudojamos tik ten, kur sandėlio sistemos ir veiklos taisyklės gali užtikrinti patikimą atsargų identifikavimą.

Ar padėklų stelažai turi įtakos ginčų dėl atsargų prevencijai?

Taip. Aiškiai organizuotas stovo išdėstymas ir nuoseklus vietos nustatymas gali padėti darbuotojams rasti produktus ir patikrinti fizines atsargas. Tačiau taip pat būtini tikslūs inventorizacijos įrašai ir drausmingos sandorių procedūros.

Kaip dažnai 3PL sandėlis turėtų derinti atsargas su savo klientais?

Tinkamas grafikas priklauso nuo sandorių apimties, atsargų rizikos, klientų susitarimų ir ankstesnių neatitikimų. Reguliarus ataskaitų teikimas ir suplanuotos peržiūros gali padėti anksti nustatyti skirtumus, o ciklų skaičiavimas užtikrina nuolatinį fizinį patikrinimą.

Išvada

Siekiant užkirsti kelią ginčams dėl atsargų tarp 3PL sandėlių ir jų klientų, būtinas nuoseklus ryšys tarp fizinių prekių, sandėlių vietų, sistemos operacijų ir klientų sutarčių. Tikslus gavimas, aiški atsargų nuosavybė, dokumentuotas atsargų judėjimas ir struktūrizuotas neatitikimų tyrimo procesas padeda sumažinti netikrumą.

Sandėlių operatoriai taip pat turėtų naudoti ciklų skaičiavimą ir veiklos apžvalgas, kad nustatytų pasikartojančias problemas, kol jos nepaveiks klientų užsakymų ar komercinių santykių. Kai atsiranda neatitikimų, patikimi įrodymai ir aiškiai apibrėžtos atsakomybės padeda lengviau nustatyti, kas atsitiko, ir susitarti dėl tolesnių veiksmų.

Derindami organizuotą padėklų saugojimą su tiksliais atsargų įrašais ir nuosekliomis darbo procedūromis, 3PL sandėliai gali pagerinti atsargų atsekamumą, palaikyti patikimesnį užsakymų įvykdymą ir užmegzti tvirtesnius santykius su klientais.

JINHUI Rack teikia pramoninių padėklų stelažų sprendimus įvairiems sandėlio sandėliavimo reikalavimams. Norėdami gauti tinkamą saugojimo konfigūraciją, pasidalykite savo sandėlio išdėstymu, padėklų matmenimis, apkrovos reikalavimais ir veiklos poreikiais su komanda.

WhatsApp: +86 185 0252 7163

El. paštas: info@jhrack.com